Domenica ho fatto una sfida tra 3 programmi disponibili on line per scrivere testi, fare fogli di calcolo ecc... Visto che il vincitore è Zoho, vediamo come si usa.
Per ricordarvi, Zoho vince perchè ha tantissime opzioni per la personalizzazione dei testi e per la grafica facile e poco invasiva, mentre il sito della Microsoft perde perchè si è guadagnato un solo punto per l'interfaccia. Iniziamo con la guida?
Iscrizione a Zoho
Per iniziare ad utilizzare il sito Web di Zoho è obbligatorio registrarsi. Clicchiamo qui e nella pagina che si aprirà potremo utilizzare due scelte per entrare nel sistema: o scrivia ìmo email, password, le lettere che vediamo nell'immagine e facciamo segno di spunta sulla prima casellina oppure accediamo con la via più semplice, cliccando su un servizio a destra a cui siamo iscritti e fare l'accesso a quello. Possiamo usare Google, Facebook o Yahoo. Una volta fatto tutto, potrebbero esserci richiesti altri dati e qundi potremo essere pronti a utilizzare il servizio con tutte le funzionalità che offre. Per utilizzare i programmi per l'ufficio accediamo direttamente al sito docs.zoho.com e scegliamo Create New in alto a sinistra. Scegliamo un tipo di documento da creare e clicchiamoci sopra. Ci sono il documento di testo, la presentazione e il foglio di calcolo, ma questa guida si limiterà al semplice testo. è consigliato aprire la nuova schermata massimizzando la finestra, di modo che i pulsanti si possano estendere in larghezza e che non diano problemi. Possiamo finalmente iniziare a scrivere.
I pulsanti
I pulsanti che vediamo in alto sono quelli per le funzioni che il software propone. Sono divisi in schede (formato, inserisci ecc...) di modo che si possano trovare facilmente.
I pulsanti che non scompariranno mai, quelli in alto a sinistra, sono quelli più utilizzati: per il salvataggio dei documenti, per la stampa, per il copia e incolla e per alcune altre cose.
La scheda "Formato"
I pulsanti che si trovano in questa scheda sono quelli più utilizzati. è possibile impostare il carattere, la grandezza e anche impostare il grassetto, il corsivo, il sottolineato, l'apice, il pedice e il barrato.Inoltre troviamo anche il colore del carattere e l'evidenziatore, se centrare il testo, metterlo tutto a destra o sinistra, l'interlinea e tanto altro. Possiamo vedere il significato di ogni pulsante passandoci sopra col mouse.
La scheda "Inserisci"
La parte più "creativa" del programma è la parte "inserisci", dove possiamo inserire immagini, tabelle, equazioni e anche la filigrana. Sono simpatiche da inserire le Emoticons (chiamate da Z. "emozioni") e per dare un tocco di interattività alle scritte, si possono mettere i "commenti" (i due fumetti): si clicca sul pulsante relativo, si scrive un messaggio e quando si farà click sull'immagine dei fummetti che è stata appena posta si potrà vedere quello che è stato scritto.
La scheda "Revisiona"
Se il documento che si sta scrivendo è molto importante e serve, ad esempio, come tesina per l'università o per avere un lavoro, la scheda "revisiona" è una miniera di strumenti per migliorare la grammatica e il lessico. Grazie al semplice controllo ortografico, si può controllare se il documento contiene errori e correggerli immediatamente, grazie ai suggerimenti che vi fornisce il programma. E se vi accorgete di aver ripetuto troppe volte una parola, grazie al dizionario col nome strano potrete trovare un sinonimo: basta selezionare la parola da modificare, cliccare su Dizionario Thesarurus (si scrive così?) e inserire i sostantivi giusti, sempre diversi per un lavoro sempre migliore.
La scheda "Condividi"
Se volete che anche qualcun'altro lavori al vostro progetto per aiutarvi, questo è possibile grazie alla sezione per la condivisione. Da qui si può rendere pubblico il tutto oppure rendere visibile il lavoro ad alcune persone, che devono essere iscritti a Zoho. Ma tanto non ci vuole nulla: è tutto semplice e gratuito!
La scheda "Visualizzazioni"
Per scrivere agevolmente il documento, questa parte ci permette di scegliere come farci vedere il foglio su cui stiamo lavorando. Così potremo vedere come sarà dopo stampato e altro...
La scheda "Imposta pagina"
Questa ci serve se vogliamo modificare qualcosa come i margini, la dimensione del foglio... Non è assolutamente da sottovalutare. Per un lavoro perfetto bisogna utilizzare ogni opzione secondo me.
La scheda "Posta"
Dico tre parole: riservata agli esperti. Sinceramente, non ho capito bene a cosa servono queste tre opzioni, sebrano delle cose che di solito si trovano in un software di database, non in un modificatore di testi.
Salva e stampa
La parte più semplice si può rivelare difficile. Qui bisogna spiegare la differenza tra "salvataggio" ed "esportazione". Se noi scegliamo il pulsante "salva" il documento non sarà salvato sul PC ma su Zoho, nella nostra area privata: quando faremo accesso a docs.zoho.com lo troveremo nel riquadro a destra, pronto per essere letto e modificato. Se invece noi vogliamo salvare il documento sul Pc bisogna usare l'"esportazione". Qui sorgono altri problemi. Ma andiamo per ordine. Se vogliamo salvare solo su Zoho, clicchiamo il floppy disk in alto a sinistra. Se invece vogliamo esportare il file, clicchiamo su File (sempre in alto a destra) e selezioniamo Esporta come. Qui troveremo una sfilza di scelte, vediamo di analizzarne una ad una.
Documento Word doc: Se abbiamo Microsoft Word e desideriamo mandare il file a chi ha Microsoft Word, questa è la gista scelta.
DOCX: Questo è compatibile solo con Microsoft Office superiore o uguale alla versione 2007. Rispetto a doc è più leggero, ma facciamo attenzione che tutti i lettori usino un Word recente.
ODF (ODT): Questo è il formato che, al momento, viene supportato da OpenOffice e LibreOffice. Leggero. Permette molto di più rispetto ad altri.
SXW: utilizzato pochissimo, sconsigliato.
RTF: formato che sta cadendo in disuso, anche se supportato da qualsiasi programma.
HTML: utile nel caso si stia costruendo un sito WEB e questo documento è da inserirvi.
File di testo TXT: attraverso questo, il file che ne verrà fuori sarà un semplice file contenente solo testo, senza immagini, senza altro. Non viene neanche rispettata il font e la grandezza del testo.
PDF: il conosciutissimo formato di Adobe permette di vedere il documento allo stesso modo su tutti i pc, ma ne è difficile la modifica.
LaTex: non ne ho mai sentito parlare.
Qui concludo questa guida sulle opzioni office di zoho... Ma sapevate che Zoho offre anche una mail alternativa tipo nomeutente@zoho.com, un calendario, un'agenda, un blocco note e tanto altro? Scopritene tutte le funzionalità da soli: è semplice! Bastano curiosità e... un po' di inglese.
Visitate tutte le possibilità nell'HomePage del servizio: zoho.com
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